Come gestire il registro volontari nelle sedi secondarie

06 Feb, 2025 | In evidenza

Riproponiamo l’articolo di Daniele Erler per Cantiere Terzo Settore relativo alla gestione del registro volontari nelle sedi secondarie

Con la nota n. 809 del 20 gennaio 2025 il Ministero del Lavoro e delle Politiche sociali, in risposta ad un quesito posto dalla Città di Lecce, ha chiarito la possibilità per gli enti del Terzo settore (Ets) che dispongano di una o più sedi secondarie di poter istituire un registro dei volontari in relazione ad ognuna di tali sedi.

La condizione fondamentale posta dal Ministero è il rispetto della normativa che caratterizza la tenuta del registro dei volontari, ed in particolare l’obbligo di vidimazione previsto dal decreto ministeriale 6 ottobre 2021 al fine di garantire la certezza di quanto in esso contenuto: in presenza, quindi, di più registri dei volontari, ognuno di questi dovrà essere vidimato da un pubblico ufficiale a ciò abilitato (che, si ricorda, può essere anche il segretario comunale).

Le considerazioni svolte dal Ministero e le ulteriori condizioni da rispettare per la tenuta di una pluralità di registri dei volontari

La nota ministeriale, pur ribadendo il carattere unitario del registro dei volontari, il quale ha come obiettivi fondamentali quelli di individuare i soggetti che prestano attività volontaria in maniera non occasionale all’interno dell’ente e di consentire l’adempimento degli obblighi assicurativi, riconosce la possibilità di poter ricorrere alla tenuta di “sezioni separate” dello stesso registro.

Ciò potrebbe avvenire soprattutto quando un Ets sia strutturato su sedi secondarie dislocate su diverse Regioni: nel caso in cui l’ente decida di non ricorrere a sistemi elettronici per la tenuta del registro (i quali, si ricorda, devono comunque assicurare l’inalterabilità delle scritture e la data in cui le stesse sono apposte), potrebbe essere più agevole tenere su supporto cartaceo un registro dei volontari per ogni sede operativa di riferimento.

Tali registri “di sede” dovranno però, come detto, essere vidimati e avere la struttura e il contenuto che caratterizza il registro, indicando quindi per ciascun volontario:

1. il codice fiscale o, in alternativa, le generalità, il luogo e la data di nascita;
2. la residenza o, in alternativa, il domicilio ove non coincidente;
3. la data di inizio e quella di cessazione dell’attività di volontariato presso l’organizzazione, che corrisponde alla data di iscrizione e cancellazione nel registro.

Ulteriori condizioni che il Ministero pone per una corretta tenuta di tali registri sono:

• una preliminare delibera dell’organo di amministrazione dell’ente, la quale vada ad istituire nello specifico il registro dei volontari presso la sede secondaria;
• la formalizzazione di modalità di tenuta che permettano di evitare la duplicazione delle registrazioni riferite alle stesse persone, al fine di computare in modo corretto e attendibile i volontari che prestano la loro attività all’interno dell’ente;
• l’individuazione della persona deputata alla tenuta (compilazione e conservazione) del registro di sede secondo le modalità previste;
• la preventiva comunicazione alla società assicuratrice delle modalità di tenuta del registro di sede, affinché questa possa erogare il proprio servizio garantendo tutti i soggetti assicurati;
• l’effettuazione di verifiche periodiche da parte dell’organo di amministrazione in merito alla corretta tenuta del registro di sede.

La nota ministeriale sottolinea poi come, nella situazione descritta, sia opportuno che presso la sede principale dell’ente sia conservata, unitamente al registro principale, copia del frontespizio di ciascun registro dei volontari relativo alle sedi secondarie, con annotazione degli estremi di vidimazione e della data a partire dalla quale il registro secondario è divenuto operativo, di modo da poterli esibire nel corso dei controlli periodici previsti dal codice del Terzo settore (art. 93).

Per quanto riguarda, infine, gli aggiornamenti che le organizzazioni di volontariato (Odv) e le associazioni di promozione sociale (Aps) devono effettuare sul registro unico nazionale del Terzo settore (Runts) relativamente al numero dei volontari non occasionali (vedi l’articolo “Indicazioni e tempistiche per l’aggiornamento dati nel Runts”), il dato comunicato dovrà basarsi su una preliminare ed attenta ricognizione di tutti i registri posti in uso dall’ente.